Hãy tưởng tượng bạn muốn xây một ngôi nhà. Bạn sẽ không gọi kiến trúc sư và nói “Hãy xây cho tôi một ngôi nhà” rồi thôi. Bạn sẽ cần biết mình muốn nhà mấy tầng, phong cách gì, cho bao nhiêu người ở, và vị trí mảnh đất ở đâu.
Việc thiết kế một cuốn hồ sơ năng lực cũng tương tự như vậy.
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến một dự án thiết kế profile bị trì hoãn, vượt ngân sách và gây mệt mỏi cho cả hai bên chính là sự thiếu chuẩn bị từ phía khách hàng.
Rất nhiều dự án phải “đứng hình” hàng tuần liền chỉ vì những lý do như: “đang tìm lại file logo gốc”, “chưa sắp xếp được lịch chụp ảnh lãnh đạo”, hay “nội dung đang chờ phòng ban A duyệt”.
Ngộ nhận lớn nhất là xem việc chuẩn bị như là trách nhiệm của riêng agency. Nhưng sự thật là, sự chuẩn bị của bạn quyết định 50% thành công của dự án. Một khách hàng có sự chuẩn bị tốt không chỉ giúp dự án chạy nhanh hơn, suôn sẻ hơn mà còn giúp agency có đủ “nguyên liệu” tốt nhất để tạo ra một sản phẩm xuất sắc.
Với kinh nghiệm của một công ty thiết kế profile chuyên nghiệp, MondiaL sẽ cung cấp cho bạn một danh sách kiểm tra chi tiết, không chỉ về “tài sản” cần có, mà quan trọng hơn là về “tư duy” cần chuẩn bị, để mỗi giờ làm việc của chúng ta đều tạo ra giá trị cao nhất.
Phần 1: Chuẩn bị về “Tư duy” – Nền tảng chiến lược
Trước khi thu thập bất kỳ tài liệu nào, việc quan trọng nhất là bạn phải rõ ràng về định hướng chiến lược. Đây là những câu hỏi mà một agency chuyên nghiệp như MondiaL sẽ luôn hỏi bạn trong buổi đầu tiên, và việc bạn có sẵn câu trả lời sẽ đẩy nhanh dự án một cách đáng kinh kể.
1. Mục tiêu kinh doanh của cuốn profile là gì?
Tại sao bạn cần cuốn profile này ngay bây giờ? Câu trả lời không nên là “vì công ty khác cũng có”.
- Câu hỏi cần trả lời: Bạn làm cuốn profile này để thắng thầu một dự án cụ thể? Để gọi vốn từ nhà đầu tư? Để thuyết phục một chuỗi bán lẻ lớn? Hay để xây dựng hình ảnh cho đợt tuyển dụng nhân sự cấp cao?
- Tại sao nó quan trọng?: Mỗi mục tiêu kinh doanh sẽ quyết định đến cấu trúc, nội dung và giọng văn của cuốn profile. Một cuốn profile để thắng thầu xây dựng sẽ khác hoàn toàn một cuốn profile để gọi vốn cho một startup công nghệ.
2. Đâu là đối tượng độc giả chính?
Bạn không thể nói chuyện với tất cả mọi người.
- Câu hỏi cần trả lời: Ai là người sẽ cầm cuốn profile này trên tay và ra quyết định? Họ là một giám đốc kỹ thuật, một trưởng phòng mua hàng, một nhà đầu tư tài chính, hay một đối tác chiến lược?
- Tại sao nó quan trọng?: Biết rõ độc giả sẽ giúp chúng ta lựa chọn thông tin và ngôn ngữ phù hợp. Một giám đốc kỹ thuật sẽ quan tâm đến thông số và case study kỹ thuật. Một nhà đầu tư sẽ quan tâm đến tiềm năng tăng trưởng và năng lực tài chính.
3. Đâu là 3 thông điệp cốt lõi bạn muốn họ ghi nhớ?
Sau khi đọc xong 30 trang profile, nếu đối tác chỉ có thể nhớ 3 điều về công ty bạn, đó sẽ là gì?
- Câu hỏi cần trả lời: Đó là “Năng lực thực thi vượt trội”, “Giải pháp sáng tạo độc đáo”, hay “Dịch vụ tận tâm số 1”?
- Tại sao nó quan trọng?: Việc xác định trước 3 thông điệp này sẽ giúp agency tập trung làm nổi bật chúng trong cả nội dung và thiết kế, tạo ra một ấn phẩm có điểm nhấn và sức nặng.
Như bậc thầy quản trị Peter Drucker đã nói: “The most important thing in communication is hearing what isn’t said.” (Điều quan trọng nhất trong giao tiếp là nghe được những gì không được nói ra). Việc chuẩn bị trước về tư duy sẽ giúp agency “nghe” được những định hướng chiến lược của bạn.
Phần 2: Chuẩn bị về “Tài sản” – Các nguyên liệu cần thiết
Sau khi đã có nền tảng tư duy, đây là lúc tập hợp các “nguyên liệu” hữu hình. Việc có sẵn những tài sản này sẽ giúp bạn tránh được những email qua lại không cần thiết và những sự trì hoãn đáng tiếc.
Nhóm 1: Tài sản Thương hiệu (Brand Assets)
Đây là những yếu tố cơ bản nhất để đảm bảo tính nhất quán.
- Logo file gốc (vector): Đây là yêu cầu BẮT BUỘC. Hãy chuẩn bị file logo có định dạng AI, EPS, hoặc SVG. Lưu ý: file ảnh như JPG, PNG không phải là file gốc, chúng sẽ bị vỡ nét khi in ấn.
- Brand Guidelines (Bộ quy chuẩn thương hiệu): Nếu có, đây là một tài sản cực kỳ quý giá. Nó bao gồm quy định về màu sắc, font chữ, quy tắc sử dụng logo… giúp agency làm việc nhanh và chính xác hơn.
- Font chữ thương hiệu: Nếu công ty bạn có sử dụng một bộ font chữ trả phí riêng.
Nhóm 2: Nội dung thô (Raw Content)
Đây là toàn bộ thông tin về công ty bạn. Hãy tập hợp chúng vào một thư mục chung.
- Profile/Hồ sơ năng lực cũ (nếu có).
- Các bài viết giới thiệu công ty, bài PR, bài phỏng vấn CEO.
- Nội dung website hiện tại.
- Bản mô tả chi tiết các dịch vụ/sản phẩm.
- Thông tin các dự án tiêu biểu (tên dự án, khách hàng, mô tả, kết quả…).
- Thông tin các nhân sự chủ chốt (họ tên, chức vụ, kinh nghiệm, bằng cấp…).
- Các báo cáo tài chính, báo cáo thường niên (nếu cần thể hiện).
Nhóm 3: Hình ảnh chất lượng cao (High-Quality Images)
Hình ảnh là linh hồn của thiết kế. Hãy đảm bảo bạn có hình ảnh gốc, có độ phân giải cao nhất.
- Chân dung Ban Lãnh đạo và nhân sự chủ chốt: Nên được chụp chuyên nghiệp, đồng bộ về phong cách.
- Đội ngũ làm việc, văn phòng, nhà xưởng, máy móc thiết bị.
- Các dự án đã hoàn thành: Càng chi tiết, sắc nét càng tốt.
- Hình ảnh sản phẩm: Nên được chụp trong studio hoặc trong bối cảnh sử dụng thực tế.
Đừng lo lắng nếu bạn chưa có đủ tất cả
Đọc đến đây, có thể bạn sẽ cảm thấy hơi áp lực. “Công ty tôi mới thành lập, làm gì có đủ những thứ này?”. “Chúng tôi chưa có bộ ảnh chuyên nghiệp.” “Nội dung của chúng tôi còn rất sơ sài.”
Không sao cả. Và đây chính là điểm khác biệt cốt lõi giữa một dịch vụ thiết kế profile thông thường và một đối tác chiến lược như MondiaL.
Một agency giá rẻ có thể sẽ nói: “Khi nào có đủ thì anh/chị gửi em nhé”. Còn chúng tôi thì xem việc thiếu hụt đó chính là một phần của bài toán cần giải quyết. Quy trình làm việc của chúng tôi, đặc biệt là giai đoạn DISCOVER (Chẩn Đoán Chiến Lược) và các buổi workshop, được thiết kế để:
- Giúp bạn trả lời những câu hỏi chiến lược nếu bạn vẫn còn mông lung.
- Giúp bạn xác định những nội dung nào là cốt lõi cần phải có.
- Tư vấn và kết nối với các đối tác chụp ảnh, quay phim chuyên nghiệp nếu bạn có nhu cầu.
Chúng tôi làmĐối Tác Đồng Kiến Tạo (Collaborative Partnership), chúng tôi ở đây để cùng bạn tạo ra những “nguyên liệu” tốt nhất, chứ không chỉ ngồi chờ bạn cung cấp.
Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu một dự án hiệu quả?
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ là trách nhiệm của bạn, đó là một sự tôn trọng dành cho chính khoản đầu tư của mình. Nó giúp bạn tiết kiệm được tài sản quý giá nhất: thời gian, tiền bạc và cả năng lượng tinh thần.
Khi bạn bước vào một dự án với sự chuẩn bị tốt, bạn không chỉ là một khách hàng. Bạn là một người đối tác thực thụ, sẵn sàng cùng agency tạo ra một sản phẩm vượt trội.
Nếu bạn đã có một vài ý tưởng hoặc tài sản trong checklist trên, hoặc ngay cả khi bạn vẫn đang bắt đầu từ con số không, hãy bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện.
Buổi trao đổi tiếp theo không phải là một buổi trình bày bán hàng. Đó là một [phiên làm việc chiến lược (hoàn toàn miễn phí)] để chúng tôi có thể lắng nghe mục tiêu của bạn, giúp bạn rà soát lại sự chuẩn bị của mình và cùng nhau phác thảo những bước đi đầu tiên cho một dự án thành công.
Liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của MondiaL:
- Hotline: 0933380022
- Website: mondial.vn
- Địa chỉ: 67 Đường Số 3, Quận 3, TP.HCM
